Типы документов
Реклама
Партнеры
Распоряжение Администрации города Тюмени от 10.02.2014 N 61-рк "Об утверждении Положения о порядке работы со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации города Тюмени"
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 10 февраля 2014 г. № 61-рк
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНОЙ
ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА ТЮМЕНИ
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", распоряжением Правительства Тюменской области от 25.03.2013 № 400-рп "Об утверждении Положения о порядке работы со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти Тюменской области", приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", руководствуясь статьей 58 Устава города Тюмени:
1. Утвердить Положение о порядке работы со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации города Тюмени согласно приложению к настоящему распоряжению.
2. Признать утратившим силу распоряжение Администрации города Тюмени от 11.05.2007 № 704-рк "Об утверждении Порядка работы с информацией ограниченного доступа в Администрации города Тюмени".
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Главы Администрации города Тюмени, директора административного департамента Векшину О.П.
Глава Администрации города
А.В.МООР
Приложение
к распоряжению
от 10.02.2014 № 61-рк
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО
РАСПРОСТРАНЕНИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТЮМЕНИ
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о порядке работы со служебной информацией ограниченного распространения в городе Тюмени определяет порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации (далее - документы), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в территориальных, отраслевых (функциональных) органах Администрации города Тюмени и подведомственных организациях (далее - организации).
Требования настоящего Положения распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в организациях, должны обеспечивать выполнение требований Положения.
1.2. Положение не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.3. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. На этих документах (в необходимых случаях и на их проектах) проставляется пометка "Для служебного пользования" (далее - документы ДСП).
1.4. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:
а) муниципальные правовые акты Администрации города Тюмени, устанавливающие правовой статус организаций, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
б) сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования города Тюмени, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
в) описание структуры организаций, их функций, направлений и форм деятельности, а также их адреса;
г) порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
д) решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
е) сведения об исполнении бюджета и использовании иных государственных и муниципальных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;
ж) документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
1.5. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах ДСП определяется ответственным исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.4 настоящего Положения.
1.7. Служебная информация ограниченного распространения не подлежит разглашению (распространению) без санкции должностного лица, уполномоченного относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения.
1.8. Руководитель организации приказом определяет:
а) подразделение (должностное лицо), ответственное за ведение специального (конфиденциального) делопроизводства, организацию учета и хранения документов ДСП;
б) организацию защиты служебной информации ограниченного распространения и порядок ее передачи другим организациям;
в) категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;
г) комиссию по проверке наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;
д) перечень конфиденциальной информации в соответствии с действующим законодательством.
1.9. Обязанности уполномоченного органа, осуществляющего координацию работы и контроль за соблюдением порядка работы со служебной информацией ограниченного распространения в организациях, возлагаются на сектор специальных мероприятий Администрации города Тюмени.
1.10. Снятие с документов ДСП пометки "Для служебного пользования" осуществляется должностными лицами, уполномоченными относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с проставлением своей подписи и даты, а также указания должности, фамилии и инициалов.
О снятии пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения в учетных формах делаются соответствующие записи, о чем информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.
2. Порядок обращения с документами ДСП
2.1. Подготовка, оформление, учет, прохождение, контроль исполнения документов ДСП осуществляются в соответствии с Инструкцией по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени с учетом особенностей, установленных настоящим Положением.
2.2. Учет входящих, внутренних и исходящих документов ДСП осуществляется автоматизированно в системе электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД) либо при отсутствии в организации СЭДД - по журналам (журнальный учет), карточкам (карточный учет).
2.3. Документы ДСП учитываются совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП". В регистрационно-контрольных карточках в СЭДД Администрации города Тюмени указанная пометка вносится в поле "Дело" после номера дела.
2.4. Печатание документов ДСП производится с соблюдением требований по защите информации. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, осуществляющему их учет.
Дополнительно размноженные экземпляры подготовленного документа учитываются за номером этого документа, о чем делается отметка на размножаемом документе. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров документа продолжается от последнего номера ранее учтенных экземпляров документа.
2.5. Снятие копий и подготовка выписок из документов ДСП осуществляется по письменному указанию должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения.
Копии документов и выписки из документов учитываются за новыми учетными номерами. При этом на оригиналах документов делается отметка, когда и сколько экземпляров копий снято или в каком количестве экземпляров сделана выписка, а также за какими номерами учтены копии или выписки.
На копиях документов в правом верхнем углу первой страницы пишется слово "Копия". На выписках из документов после наименования документа пишется слово "Выписка".
2.6. Исполненные документы ДСП группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел общего делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".
2.7. Уничтожение дел, документов, машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
2.8. Документы ДСП:
а) передаются сотрудникам организации или сторонним организациям под расписку;
б) пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
в) изготавливаются (тиражируются) только с письменного разрешения руководителя, учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
г) хранятся отдельно от документов общего делопроизводства в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах, хранилищах).
2.9. На всех черновиках, проектах и экземплярах подготавливаемых документов ДСП устанавливается гриф ограничения доступа к документу. Соответствующая отметка печатается в правом верхнем углу каждого листа документа. Номер экземпляра, необходимый для осуществления поэкземплярного учета, контроля движения и местонахождения, проставляется на оригиналах ниже грифа ограничения доступа к документу, отделяется полуторным межстрочным интервалом и центрируется по отношению к нему.
2.10. При производстве и рассылке документов ДСП до 5 экземпляров на обороте последнего листа каждого экземпляра указывается учетный номер и дата печатания документа, адреса, в которые направлен документ, фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона, фамилия отпечатавшего документ (приложение 1 к Положению).
Если при разработке документа использовался другой документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения, то дополнительно указывается учетный номер этого документа (приложение 2 к Положению).
2.11. На документ, предназначенный для направления в более 5 адресов, составляется список рассылки, который подписывается руководителем подразделения, где готовился документ, а на каждом направляемом экземпляре указывается фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона (приложение 3 к Положению).
2.12. Каждое приложение к документу, если оно является документом ДСП, учитывается за отдельным номером и должно иметь самостоятельную порядковую нумерацию листов или страниц.
2.13. При отправке документа с сопроводительным письмом после слова "Приложение" указываются наименование каждого приложения (если это не оговорено в тексте сопроводительного письма), его регистрационный номер, номер (номера) экземпляра (экземпляров), количество листов в экземпляре, пометка "Для служебного пользования" (приложение 4 к Положению).
Если у отправителя не остается копий пересылаемых приложений, то в сопроводительном письме указывается "Только в адрес".
2.14. Документы ДСП могут направляться адресатам за своими номерами без сопроводительных писем, если назначение этих документов не требует пояснений.
3. Защита информации ограниченного распространения,
обрабатываемой с использованием средств
вычислительной техники
3.1. Обработка информации ограниченного распространения с использованием средств вычислительной техники осуществляется с разрешения руководителя организации.
Защита информации ограниченного распространения осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
3.2. Запрещается обработка информации ограниченного распространения с использованием средств вычислительной техники, имеющих выход в открытые телекоммуникационные сети.
3.3. Все машинные носители, содержащие информацию ограниченного распространения, предварительно регистрируются в порядке, предусмотренном пунктом 2.1 настоящего Положения, с проставлением на них регистрационного номера, номера экземпляра, пометки "Для служебного пользования". Допускается также проставление других реквизитов, идентифицирующих носитель.
3.4. Учет несъемных носителей информации ограниченного распространения осуществляется в составе средств вычислительной техники, в которых они установлены. Такие средства вычислительной техники подлежат опечатыванию работниками, ответственными за обеспечение безопасности информации.
Учет всех видов носителей информации ограниченного распространения производится в журнале учета машинных носителей информации и машинных документов (приложение 5 к Положению).
4. Проверка наличия документов
4.1. Проверка наличия документов, дел и изданий, машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссией, назначенной приказом руководителя организации.
Ответственный за организацию учета и хранения документов ДСП включается в состав комиссии.
Результаты проверки оформляются актом.
4.2. При выявлении фактов утраты дел, документов, машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования", либо разглашения этой информации, в течение 3 рабочих дней со дня выявления указанных фактов ставится в известность руководитель организации и в течение 7 рабочих дней с момента его уведомления руководителем организации назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.
Результаты расследования докладываются комиссией руководителю организации в течение 3 рабочих дней со дня окончания расследования обстоятельств утраты или разглашения.
4.3. На утраченные дела, документы, машинные носители информации с пометкой "Для служебного пользования" в течение 3 рабочих дней с момента обнаружения указанного факта комиссией составляется акт, на основании которого ответственным за организацию учета и хранения документов ДСП делаются отметки в учетных формах.
На основании акта, указанного в абзаце первом настоящего пункта, ответственным за организацию учета и хранения документов ДСП в течение 3 рабочих дней со дня составления акта делаются отметки в учетных формах.
Акты на утраченные дела постоянного срока хранения в течение 3 рабочих дней со дня их утверждения руководителем организации передаются в архив для включения в дело фонда.
4.4. В течение 3 рабочих дней со дня снятия пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.
Приложение 1
к Положению
Уч. № 1 ДСП
01.10.2013
Отп. 5 экз.
Экз. № 1 - в дело
Экз. № 2 департамент финансов АГТ
Экз. № 3 департамент экономики АГТ
Экз. № 4 департамент городского хозяйства АГТ
Экз. № 5 департамент здравоохранения АГТ
Исп. Иванов Сергей Иванович тел.: 00-00-00
Печ. Петова Т.В.
Приложение 2
к Положению
Уч. № 2 ДСП
01.10.2013
Отп. 5 экз.
Экз. № 1 - в дело
Экз. № 2 департамент финансов АГТ
Экз. № 3 департамент экономики АГТ
Экз. № 4 департамент городского хозяйства АГТ
Экз. № 5 департамент здравоохранения АГТ
Исп. Иванов Сергей Иванович тел.: 00-00-00
Печ. Петова Т.В.
С уч. № 1 ДСП
Приложение 3
к Положению
Список
рассылки к уч. № 3 ДСП от 02.10.2013
1 - в дело
2 - департамент финансов АГТ
3 - департамент экономики АГТ
4 - департамент городского хозяйства АГТ
5 - департамент здравоохранения АГТ
6 - департамент по культуре АГТ
7 - департамент безопасности жизнедеятельности АГТ
8 - управа ВАО АГТ
9 - управа ЦАО АГТ
10 - комитет ЗАГС АГТ
Руководитель личная подпись И.О. Фамилия
Исп. Иванов Сергей Иванович тел.: 00-00-00
Приложение 4
к Положению
Для служебного пользования
экз. № ___
Бланк письма организации
Руководителям
Территориальных, отраслевых
(функциональных) органов
Администрации города Тюмени
О хранении документов
Текст письма ..........................................................
Приложение: 1. Информация ..., уч. № 4 ДСП, экз. № ___, на 2 листах,
для служебного пользования
Руководитель личная подпись И.О. Фамилия
Исп. Иванов Сергей Иванович тел.: 00-00-00
Приложение 5
к Положению
Журнал
учета машинных носителей информации и машинных документов
(образец заполнения)
Дата, регистрационный номер
Шифр заказа, задачи, учетный номер, откуда поступил
Тип машинного носителя информации, машинного документа
Количество экземпляров
Номер экземпляра
Количество в экземпляре 9 штук, лент, листов, Мб (Кб)
1
2
3
4
5
6
02.10.2013
1 ДСП
25 дсп, управа ЦАО
CD-R диск
1
4
1
02.10.2013
2 ДСП
Внутренний
Съемный носитель информации (флеш-накопитель)
1
1
1
02.10.2013
3 ДСП
Внутренний HF000S9028L
Несъемный жесткий магнитный диск (HDD)
1
1
1
02.10.2013
4 ДСП
Внутренний с уч. № 10 ДСП
Файл.doc "Копия плана"
4
1 - 4
31 Кб
Расписка в получении (Ф.И.О., подпись, дата), отметка об отправке
Расписка в обратном приеме (Ф.И.О., подпись, дата)
Место хранения машинного носителя информации, машинного документа
Отметка об уничтожении (складировании в урну) бракованных машинных носителей информации, машинных документов (подпись, дата)
Отметка об уничтожении машинных носителей информации, машинных документов, стирание информации (номер и дата акта)
7
8
9
10
11
Каб. № 211
Каб. № 211
Каб. № 211
Реестр № 1 от 03.10.2013
------------------------------------------------------------------
По датам
Введите даты для поиска:
Информация
Ключевые слова