Типы документов
Реклама
Партнеры
Постановление Администрации Сорокинского муниципального района от 11.04.2014 N 184 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению архивным отделом администрации Сорокинского муниципального района муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов"
АДМИНИСТРАЦИЯ СОРОКИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 11 апреля 2014 г. № 184
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ АРХИВНЫМ ОТДЕЛОМ АДМИНИСТРАЦИИ
СОРОКИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ ПО ДОКУМЕНТАМ
АРХИВНЫХ ФОНДОВ"
Руководствуясь Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", статьями 30, 31 Устава Сорокинского муниципального района, в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, постановляю:
1. Утвердить административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации Сорокинского муниципального района муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов" согласно приложению.
2. Признать утратившим силу постановление главы Сорокинского муниципального района от 20.05.2009 № 250 "Об утверждении административного регламента по предоставлению архивным отделом администрации Сорокинского муниципального района муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов".
3. Опубликовать настоящее постановление в газете "Знамя труда" (с текстом приложения к настоящему постановлению можно ознакомиться в районной библиотеке с. Б. Сорокино, в библиотеках административных центров муниципальных образований сельских поселений, а также на официальном сайте Сорокинского муниципального района), разместить на официальной сайте Сорокинского муниципального района.
4. Контроль за исполнением постановления возложить на начальника архивного отдела администрации Сорокинского муниципального района (Тассо А.В.).
Глава района
А.Н.АГЕЕВ
Приложение
к постановлению
администрации Сорокинского
муниципального района
от 11.04.2014 № 184
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ АРХИВНЫМ ОТДЕЛОМ АДМИНИСТРАЦИИ
СОРОКИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ ПО ДОКУМЕНТАМ
АРХИВНЫХ ФОНДОВ"
1. Общие положения
1.1. Предмет регулирования регламента
1.1.1. Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации Сорокинского муниципального района муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов" (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.
1.2. Круг заявителей
Заявителями, имеющими право на взаимодействие с архивным отделом администрации (далее - Архивы), при предоставлении муниципальной услуги, являются:
- российские, иностранные граждане и лица без гражданства;
- органы государственной власти, местного самоуправления;
- организации и общественные объединения;
- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их получателями муниципальной услуги в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.
1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги
1.3.1. Место нахождения Архива и его почтовый адрес: 627500, ул. 40 лет Октября, д. 10, село Большое Сорокино, Сорокинского района, Тюменской области.
1.3.2. Электронный адрес Архива: arkhivsorokino@mail.ru.
1.3.3. Телефон Архива: (345 50) 2-13-94.
График работы Архива:
- понедельник - пятница 8.00 - 16.00
- суббота - воскресенье выходные дни.
1.3.4. Прием заявителей осуществляется в соответствии с графиком приема, утвержденным главой района и опубликованным в средствах массовой информации. Вывеска с графиком приема размещена на двери кабинета Архива.
Прием граждан, обратившихся с запросами, проводит начальник Архивного отдела без предварительной записи.
Время приема граждан:
- начальником Архивного отдела:
Вторник с 8-00 до 16-00.
Помещение для приема граждан расположено на третьем этаже административного здания, кабинет № 43.
1.3.5. Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:
- по телефону;
- по письменным обращениям в Архив;
- посредством личного обращения в Архив.
1.3.6. При ответах на телефонные звонки сотрудники Архива подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Архива).
При информировании посредством личного обращения Заявителя сотрудник Архива обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком работы Архива.
При информировании по письменным запросам ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица или по адресу электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа.
При поступлении заявления на предоставление услуги с использованием федеральной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", сайта "Государственные и муниципальные услуги Тюменской области", ответ заявителю, информация о ходе предоставления услуги направляется через сайты.
1.3.7. Информация о предоставляемой Архивом муниципальной услуге, текст административного регламента размещены на информационном стенде в помещении Архива. На информационном стенде Архива, а также в федеральной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", сайте "Государственные и муниципальные услуги Тюменской области" размещены образцы заявлений, перечень документов, необходимых для подачи запроса.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги
Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов.
2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу
Предоставление муниципальной услуги осуществляется Архивным отделом администрации района.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется должностными лицами Архива (далее - должностные лица) при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.
При предоставлении муниципальной услуги должностные лица Архива взаимодействуют с органами местного самоуправления Тюменской области, с государственными и муниципальными архивами Тюменской области, учреждениями, предприятиями.
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги
Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
- информационное письмо;
- архивная справка;
- архивная выписка;
- архивная копия;
- тематический перечень;
- тематический обзор документов;
- ответ об отсутствии запрашиваемых сведений;
- рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;
- уведомление о переадресовании запроса в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию входит решение поставленных в запросе вопросов.
2.4. Срок предоставления муниципальной услуги
2.4.1. Письменный запрос или запрос в форме электронного документа (далее - запрос) подлежит обязательной регистрации в день поступления его в Архив.
2.4.2. Общий срок рассмотрения заявления не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации заявления.
При поступлении в Архив заявлений, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Архив в течение 5 календарных дней со дня регистрации заявления запрашивает у Заявителя, об уточнении и дополнении заявления, необходимые для его исполнения сведения, в том числе в электронной форме.
2.4.3. В случаях, при направлении Архивом обращения другим государственным органам, органам местного самоуправления или должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов, начальник Архива вправе продлить срок рассмотрения обращений не более чем на 30 календарных дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения Заявителя, направившего запрос.
2.4.4. Архив, по направленным в установленном порядке запросам государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц в рамках предоставленных ему полномочий, рассматривающих заявление, в течение 15 календарных дней со дня поступления заявления в Архив обязан предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения заявления, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
2.5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги предоставление муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций по документам архивных фондов осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 ("Российская газета", 25.12.1993, № 237);
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., № 43, ст. 4169);
- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060);
- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3448);
- Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, № 40, ст. 3822);
- Законом Тюменской области от 28.12.2004 № 313 "О формировании и содержании архивных фондов Тюменской области" (в редакции Закона от 06.10.2005 № 410) (газета "Тюменские известия" от 29.12.2004, 14.10.2005) для муниципальных образований, которым полномочие по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Тюменской области, передано в установленном порядке;
- Уставом Сорокинского муниципального района;
- Положением об архивном отделе, утвержденным главой администрации Сорокинского муниципального района от 12.02.2010 № 56;
- Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 № 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007).
2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
2.6.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является обращение заявителя или его представителя в Архив посредством личного приема, направления документов почтовым отправлением или в электронной форме - посредством портала государственных и муниципальных услуг. При направлении заявления о предоставлении муниципальной услуги в электронной форме к нему прикрепляются скан-образцы документов, необходимых в соответствии с настоящим Регламентом для предоставления муниципальной услуги. При этом заявление и документы заверяются электронной подписью заявителя.
2.6.2. В поступившем в Архив запросе должны быть указаны:
- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество (последнее при наличии);
- адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме;
- интересующая пользователя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;
- в запросе о стаже работы, зарплате дополнительно указываются: название, ведомственная подчиненность организации, время работы, какую должность занимали;
- форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия);
- личная подпись гражданина (электронная подпись) или подпись должностного лица;
- дата заявления (отправления).
Заявитель вправе приложить к запросу необходимые документы и материалы.
2.7. Указания на запрет требовать от заявителя
2.7.1. Запрещено требовать от заявителя:
- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;
- представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ.
2.8. Перечень оснований для отказа в приеме документов для предоставления муниципальной услуги
2.8.1. Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют.
2.9. Перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги
2.9.1. Оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги не предусмотрено. Запрос, поступивший по компетенции в Архив, подлежит обязательному рассмотрению.
Предоставление муниципальной услуги включает рассмотрение отдельных запросов. Критерии принятия решения об отказе в рассмотрении по существу запроса:
- если в запросе не указана фамилия гражданина, направившего запрос, и почтовый адрес или электронный адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- если запрос содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей, начальник Архива вправе оставить запрос без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему запрос, о недопустимости злоупотребления правом;
- если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- если в запросе содержится вопрос, на который заявителю неоднократно направлялись письменные ответы по существу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Архива вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу, о данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос;
- если от заявителя поступило заявление о прекращении рассмотрения запроса;
- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
2.10. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги
2.10.1. Услуги, необходимые и обязательные для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют.
2.11. Порядок, размер и основания взимания платы, взимаемой за предоставление услуги
2.11.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно - без взимания государственной пошлины или иной платы.
2.12. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, включая информацию о методике расчета такой платы
2.12.1. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют, т.к. отсутствуют услуги, необходимые и обязательные для предоставления муниципальной услуги Архивом.
2.13. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса и получения результата предоставления муниципальной услуги
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги, включая регистрацию запроса - не более 15 минут. Срок ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги в Архиве - не более 10 мин.
2.14. Срок регистрации запроса заявителя
Регистрация запроса осуществляется в день поступления запроса в Архив.
2.15. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой информации о порядке предоставления услуги
2.15.1. Помещения для предоставления муниципальной услуги размещаются в соответствии с п. 1.3.1, в здании администрации Сорокинского муниципального района на третьем этаже. Место для ожидания оборудовано стульями.
Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, снабжается соответствующими табличками с указанием номеров кабинетов, фамилий, имен, отчеств, должностей должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оснащено телефоном.
У здания, в котором расположен Архив, имеются парковочные места для автомобилей.
Помещение Архивного хранилища оборудовано:
- средствами пожаротушения;
- охранной сигнализацией.
На информационном стенде в помещении Архива размещен текст настоящего административного регламента.
2.15.2. Рабочие места работников Архива, предоставляющих муниципальную услугу, оборудуются компьютерами (1 компьютер на каждого работника) и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.
2.15.3. Работникам Архива, предоставляющим муниципальную услугу, выделяются бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.
2.15.4. Организация приема по информированию о предоставлении муниципальной услуги осуществляется работниками Архивов на рабочем месте в соответствии с графиком работы (пункт 1.3.1, 1.3.4).
2.15.5. Работники Архива обязаны предложить Заявителю воспользоваться стулом, находящимся рядом с рабочим местом данного должностного лица.
2.16. Показатели доступности и качества предоставления муниципальной услуги, в том числе количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность, возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий
2.16.1. Основными показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:
Показатели доступности и качества муниципальной услуги
Нормативное значение показателя
1
2
1. Своевременность
1.1. % случаев предоставления услуги в установленный срок с момента подачи заявления и документов
100%
1.2. % заявителей, ожидавших получения услуги в очереди не более 15 минут
100%
2. Качество
2.1. % заявителей, удовлетворенных качеством предоставления услуги
100%
2.2. % случаев правильно оформленных документов должностным лицом
100%
3. Доступность
3.1. % заявителей, удовлетворенных качеством и количеством предоставляемой информации об услуге
90%
3.2. % заявителей, получивших необходимые сведения о порядке предоставления услуги с официального портала органов государственной власти Тюменской области в сети Интернет
80%
4. Процесс внесудебного обжалования
4.1. % обоснованных жалоб, рассмотренных в установленный срок
100%
4.2. % заявителей, удовлетворенных существующим порядком обжалования
90%
2.16.2. До создания многофункционального центра оказания услуг на территории муниципального образования возможность получения муниципальной услуги в многофункциональном центре отсутствует.
Информирование о ходе предоставления муниципальной услуги осуществляется:
- непосредственно в помещениях Администрации района;
- с использованием средств телефонной связи;
- путем электронного информирования;
- посредством размещения информации на официальном сайте Администрации района;
- с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" и сайта "Государственные и муниципальные услуги в Тюменской области".
2.17. Особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме
При поступлении в Архив заявлений по электронной почте они распечатываются на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ними ведется в установленном порядке.
При поступлении по электронной почте или через федеральную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), сайт "Государственные и муниципальные услуги Тюменской области" запроса, не требующего последующих действий Архива по направлению его на исполнение в органы и организации по принадлежности, ответ Заявителю направляется специалистом Архива по адресу, указанному в запросе, в срок до 30 календарных дней со дня регистрации запроса.
3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку
их выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур в электронной форме
Описание административных процедур при предоставлении муниципальной услуги
Реализация муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- регистрация запросов;
- анализ тематики поступивших запросов;
- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;
- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;
- отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос.
Блок-схема исполнения муниципальной услуги приводится в приложении 1 к настоящему административному регламенту.
3.1. Регистрация запросов
3.1.1. Поступившие в Архив письменные запросы заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке.
Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
3.1.2. При поступлении заявления в электронном виде посредством портала государственных и муниципальных услуг с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме заявления к рассмотрению в день поступления запроса.
Заявление, поданное в электронном виде, распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
3.1.3. Результатом административного действия является проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации.
3.2. Анализ тематики поступивших запросов
3.2.1. Работники Архива осуществляют анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Архиве научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд".
3.2.2. Результатом административного действия является определение:
- продолжение работы с запросом в установленном порядке;
- направление запроса в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации
3.3. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов
3.3.1. Работники Архива при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд" в течение двух часов определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов.
3.3.2. Работники Архива в соответствии с архивными шифрами получают из архивохранилищ необходимые для исполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса. По окончании исполнения запроса все полученные дела сдаются в архивохранилище. Документы из архивохранилищ выдаются в день оформления требования на выдачу.
3.3.3. Результатом административного действия является получение необходимых документов из архивохранилищ.
3.4. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий
3.4.1. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".
3.4.1.1. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Архива.
Архивные справки должны оформляться на бланке Архива. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
Архивная справка подписывается начальником Архива, заверяется печатью Архива, на ней проставляется номер и дата составления.
Форма архивной справки в приложении № 1 к регламенту.
3.4.1.2. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника Архива и печатью Архива.
3.4.1.3. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью и подписью начальника Архива.
3.4.1.4. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке Архива. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью.
3.4.2. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).
3.4.3. Результатом административного действия является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка, архивная выписка, архивная копия. Срок оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.
3.5. Отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос
3.5.1. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления заявителям, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Архивом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей, выдаются лично в руки заявителям или полномочным представителям заявителя либо направлен на электронный адрес, указанный в заявлении, посредством портала государственных и муниципальных услуг.
3.5.2. Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, по электронной почте, факсимильной связью направляются в письменном виде по почте либо направляются на электронный адрес, указанный в заявлении. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.
3.5.3. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.
3.5.4. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
3.5.5. Результатом административного действия является оформленный ответ и направление его заявителю, в т.ч. через федеральную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", сайт "Государственные и муниципальные услуги Тюменской области".
4. Формы контроля за исполнением
административного регламента
4.1. Порядок осуществления текущего контроля за исполнением должностными лицами положений административного регламента
4.1.1. Контроль за своевременным предоставлением услуги осуществляет начальник Архива.
Обязательному контролю исполнения в Архиве подлежат поступившие в Архив, зарегистрированные в установленном порядке и требующие исполнения:
- обращения и запросы депутатов Государственной Думы, депутатов Тюменской областной Думы;
- письма и обращения судов, прокуратуры;
- жалобы граждан.
Кроме того, все запросы, поступающие в Архив, ставятся на контроль. Срок исполнения - 30 дней со дня поступления.
Контрольные документы доводятся до исполнителя не позднее чем на следующий рабочий день после регистрации запроса.
4.1.2. Должностные лица Архива несут персональную ответственность за объективность и всесторонность подготовки ответа на поступившие запросы, соблюдение сроков их исполнения, своевременность продления сроков исполнения запросов, содержание подготовленного ответа.
4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в т.ч. порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги
4.2.1. Управляющая делами администрации района осуществляет контроль за предоставлением муниципальной услуги Архивом.
4.2.2. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на запросы заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Архива.
По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.2.3. Помимо текущего контроля предоставления муниципальной услуги осуществляются внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги.
Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению заявителя. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).
Для проведения проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги на основании распоряжения администрации муниципального района формируется комиссия, в состав которой включаются муниципальные служащие.
Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
Справка подписывается председателем комиссии.
4.3. Ответственность работников при исполнении полномочий по предоставлению муниципальной услуги
4.3.1. Должностные лица Архива, предоставляющие муниципальную услугу по исполнению запросов заявителей, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:
- неправомерный отказ в приеме или исполнении запросов;
- действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов заявителя;
- нарушение срока и порядка регистрации запросов, их рассмотрения;
- принятие заведомо необоснованного незаконного решения;
- преследование граждан за критику;
- предоставление недостоверной информации;
- разглашение сведений о частной жизни гражданина (без его согласия);
- сохранность находящихся у них на регистрации, рассмотрении запросов и документов, связанных с их исполнением.
Сведения, содержащиеся в запросах, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с запросом. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.
4.3.2. По фактам нарушений муниципальными служащими настоящего административного регламента при исполнении полномочий главой администрации муниципального района назначается служебная проверка.
4.3.3. При уходе в отпуск муниципальный служащий обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные запросы специалисту отдела.
4.3.4. При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения должностными лицами Архива возложенных на них обязанностей по предоставлению муниципальной услуги глава администрации муниципального района принимает меры по привлечению этого лица к дисциплинарной ответственности.
4.4. Требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций
В Архиве осуществляется контроль за соблюдением порядка рассмотрения запросов, проводится анализ содержания поступивших запросов, принимаются меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.
Общественный контроль за исполнением Административного регламента вправе осуществлять граждане, их объединения и организации посредством:
а) фиксации нарушений, допущенных должностными лицами структурного подразделения при предоставлении муниципальной услуги, и направления сведений о нарушениях в Структурное подразделение администрации;
б) подачи своих замечаний к процедуре предоставления муниципальной услуги или предложений по ее совершенствованию в структурное подразделение администрации;
в) обжалования решений и действий (бездействия) структурного подразделения администрации и его должностных лиц в порядке, установленном Административным регламентом.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа, предоставляющего
муниципальную услугу, должностного лица органа,
предоставляющего муниципальную услугу,
либо муниципального служащего
5.1. Информация для заявителя о его праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги.
Заявитель имеет право на обжалование решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги, действий или бездействия Администрации, должностного лица Администрации либо муниципального служащего.
Заявитель вправе обжаловать принятые (принимаемые) решения и действия (бездействие) Администрации, должностного лица Администрации либо муниципального служащего, содержащие признаки нарушения закона либо ненадлежащего исполнения должностных обязанностей, в том числе нарушение установленных настоящим регламентом сроков и порядка осуществления административных процедур, в досудебном (внесудебном) и судебном порядке.
Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является обращение заявителя с жалобой на решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги, действия или бездействие Администрации, должностного лица Администрации либо муниципального служащего, осуществляемые (принятые) в рамках предоставления муниципальной услуги.
5.2. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования.
Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Тюменской области, муниципальными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Тюменской области, муниципальными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Тюменской области, муниципальными нормативными правовыми актами;
6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Тюменской области, муниципальными нормативными правовыми актами;
7) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.3. Орган местного самоуправления или должностное лицо, которым может быть направлена жалоба в досудебном (внесудебном) порядке
Жалоба на действия (бездействие) и решения органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего подается в Администрацию и рассматривается Главой Сорокинского муниципального района, иным должностным лицом Администрации в соответствии с закрепленными полномочиями.
Действия (бездействие) и решения Главы Администрации могут быть обжалованы в судебном порядке.
5.4. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в Администрацию.
Жалоба может быть направлена по почте, через МФЦ, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", через страницу Администрации официального портала, Единый портал, сайт "Государственные и муниципальные услуги в Тюменской области", а также может быть принята при личном приеме заявителя.
Жалоба заявителя должна содержать следующую информацию:
- наименование Администрации, должностного лица Администрации либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Администрации, должностного лица Администрации либо муниципального служащего;
- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Администрации, должностного лица Администрации либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.5. Сроки рассмотрения жалобы.
Поступившая жалоба на нарушение порядка предоставления муниципальной услуги подлежит рассмотрению должностным лицом, уполномоченным на рассмотрение жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.
5.6. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления рассмотрения жалобы.
Возможность приостановления рассмотрения жалобы не предусмотрена законодательством Российской Федерации.
5.7. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования
По результатам рассмотрения жалобы должностное лицо, ответственное за ее рассмотрение, принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Тюменской области, муниципальными нормативными правовыми актами, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
При удовлетворении жалобы орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче заявителю результата муниципальной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством.
Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом.
Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, предусмотренного настоящим пунктом, заявителю направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы на адрес, указанный в жалобе.
В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, уполномоченное на рассмотрение жалоб, незамедлительно направляет соответствующие материалы в органы прокуратуры.
5.8. Порядок информирования заявителя о результатах рассмотрения жалобы
Должностное лицо Администрации информирует заявителя о результате рассмотрения жалобы в течение 1 рабочего дня со дня принятия решения по жалобе письменно путем направления извещения на адрес, указанный в жалобе.
5.9. Порядок обжалования решения по жалобе
Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо органа, предоставляющего муниципальную услугу, подаются в вышестоящий орган (при его наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу. По желанию заявителя либо при отсутствии вышестоящего должностного лица (органа) жалоба может быть подана в суд в порядке, установленном действующим законодательством РФ.
5.10. Право заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы
Каждый заявитель имеет право получить, а муниципальные служащие обязаны ему предоставить возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если нет установленных федеральным законом ограничений на предоставление запрашиваемой информации.
Заявитель имеет право запрашивать и получать в Администрации информацию и документы, необходимые для обжалования решения, принятого в ходе предоставления муниципальной услуги, действия или бездействия Администрации, должностного лица Администрации либо муниципального служащего, в том числе для обоснования и рассмотрения такой жалобы.
Требование о предоставлении информации и выдаче документов рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня поступления запроса.
5.11. Способы информирования заявителей о порядке подачи и рассмотрения жалобы
Информация о порядке подачи и рассмотрения жалобы размещается на информационных стендах в местах предоставления муниципальной услуги, на официальном сайте администрации Сорокинского муниципального района и на Едином портале.
Приложение № 1
к административному регламенту
_____________________________________
(название архива)
_____________________________________
(адрес, почтовый индекс, Адресат
_____________________________________
телефон, факс)
Архивная справка
_______________ № ______________
(дата)
На № __________ от ______________
Основание:
Руководитель организации Подпись Расшифровка подписи
Печать
Исполнитель
телефон
Форма архивной справки
Формат А4 (210 x 297)
Приложение № 2
к административному регламенту
БЛОК-СХЕМА
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ АРХИВА ПРИ ПРЕДОСТАВЛЕНИИ
АРХИВОМ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН
И ОРГАНИЗАЦИЙ ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВНЫХ ФОНДОВ"
/ /
/ запрос пользователя /
/ /
V
Регистрация обращения (запроса)
пользователя
V
нет /\ да
< Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности >
исполнения запроса.
\/
V
Уведомление пользователя о Поиск документов для
> необходимости уточнения и исполнения запроса
предоставления
дополнительных сведений
для исполнения запроса
V
Уведомление пользователя Оформление архивных
об отказе в получении справок, архивных выписок,
> информации ограниченного архивных копий
доступа при отсутствии у
него на это права и
разъяснение о дальнейших
действиях
V
Уведомление об отсутствии Отправка архивных справок,
> запрашиваемой информации в архивных выписок, архивных
Архиве и рекомендации по копий
ее дальнейшему поиску
V
Отправка ответов
заявителям
V V
/ /
/ Предоставление услуги завершено /
/ /
------------------------------------------------------------------
По датам
Введите даты для поиска:
Информация
Ключевые слова